Asianajotoimisto vaatii äärimmäisen turvan arkaluonteiselle tiedolle

Kun asianajotoimisto valitsee ICT-kumppania, keskiössä ovat tiedon ehdoton salassapito ja datan säilytyksen turvallisuus. Asianajotoimisto Susiluoto Oy valitsi kumppanikseen MPY Palvelut kirkkain voittajapistein yksityiskohtaisen auditoinnin päätteeksi.

Sekä yrityksiä että yksityishenkilöitä palvelevan Asianajotoimisto Susiluodon juuret ulottuvat 80-luvulle. Vuosikymmenien vakaa asiantuntijatyö, lojaalius, vastuullisuus, eettisyys ja inhimillisyys ovat luoneet Susiluodosta sidosryhmien kunnioittaman toimiston. Nämä liiketoiminnan taustalla vahvasti vaikuttavat arvot ohjaavat asiakastyön lisäksi muutakin päätöksentekoa – muun muassa ICT-infran rakentamista ja ulkoistuskumppanuutta.

MPY-asiakkaat-Susiluoto-2.jpg- Luottamus on yksi tärkeimmistä asioista asianajajien työssä. Se tarkoittaa myös vastuullista tiedon säilytystä ja salassapitoa. ICT-asioissa meitä luotsaa Suomen Asiananajajaliitto lakisääteisenä toimijana; jokaisen alan toimijan on noudatettava samoja ohjenuoria ja säädöksiä, toimistopäällikkö Päivi Orpana kertoo.

Asianajajaliitto ulottaa ohjeensa muun muassa virustorjunnan, palomuurin, varmuuskopioinnin ja pilvipalveluiden yksityiskohtiin. Se ohjeistaa jopa salasanojen valinnassa sekä puhelimen että USB-tikkujen käytössä. Ulkoistettavien IT-palveluiden suhteen liiton määritelmät ovat kuitenkin vielä yksityiskohtaisempia.

- Säädös edellyttää, että palveluntarjoajaa valittaessa kiinnitetään huomio erittäin tarkkojen tietoturva-aspektien ohella palvelimien sijaintimaahan, referensseihin ja vakavaraisuuteen. Ulkoistettuja tietoliikenteeseen ja -järjestelmiin liittyviä palveluja ostettaessa suositellaan käyttämään auditoijaa.

Asianajotoimisto Susiluoto valitsi perusteellisen pohdinnan jälkeen muutaman ehdokkaan, joiden luona auditoija vieraili.

- MPY Palvelut nousi kirkkaasti ykköseksi, Orpana toteaa.

Katakri turvaa arkaluonteisen tiedon

Yksi valintakriteereistä oli MPY Palveluiden tarjoamat Katakri V3 4-tason turvakonesalipalvelut, sillä asianajotoimistossa ollaan aina tekemisissä arkaluonteisten asiakirjojen kanssa – riippumatta toimiston koosta.

- Meillä työskentelee 16 asianajajaa ja kahdeksan henkilön back-office. Käsiteltävien salassapidettävien dokumenttien määrä on yhdellä sanalla kuvattuna massiivinen. Tällöin datanhallinnan systemaattisuus on ensiarvoisen tärkeää.

- Muiden toimialojen bisneksestä erottavana tekijänä on asiakirjojen täysin aukoton säilytys jopa vuosikymmeneksi.

MPY-asiakkaat-Susiluoto-3.jpgKatakri-palveluiden merkitys korostuu myös EU:n tietosuoja-asetuksen uudistuessa. Uusi asetus tiukentaa henkilötietojen tallentamiseen, viestintään ja markkinointiin liittyvää EU-lainsäädäntöä. Asetuksen myötä yritykset ovat itse vastuussa tietojensa käsittelystä. Tietosuoja-asetuksen rikkomista seuraa merkittävä sanktio. 

- Meille tietosuoja-asetus on tuttu asia – asiantuntijamme luennoivat aiheesta yrityksille, yliopisto-opiskelijoille ja sidosryhmille. Katakrin valintapäätöksessä painoi nimenomaan riskien minimointi, vastuullinen toimiminen ja huolellinen varautuminen ennakkoon tietosuoja-asetuksen detaljeihin.

- On selvää, että asianajotoimistolle lainsäädännön noudattaminen on erityisen tärkeää. Virhettä olisi vaikea paikata, eikä imagon menetystä mitata rahassa, Orpana summaa.

Yksi kumppani pitää langat käsissään

Konesalipalveluiden lisäksi MPY Palvelut hallinnoi Susiluodon vaativaa thinclient-ratkaisuilla toteutettua Citrix-ympäristöä, joka muun muassa mahdollistaa virtualisoitujen työpöytien käytön etätyöskentelynä. Asianajotoimiston käytössä on MS Office 365 -tuottavuustyökalut.

- Käytäntö helpottuu, kun ICT:tä hoitaa yksi kumppani, joka ymmärtää arkemme kiireisen toimintaympäristön, pitää langat käsissään ja on valmis nopeaan ongelmanratkaisuun.

- Asianajotoimiston arkea raamittavat tiukat aikataulut ja määräajat asiakirjojen toimittamiselle. Käyttökatkoksille tai muulle kallista työaikaa vievälle ongelmalle ei yksinkertaisesti ole tilaa.

- Asiakkaamme luottavat siihen, että me hoidamme heidän asiansa virheettömästi ja juuri sitä samaa mekin edellytämme ICT-toimittajaltamme. Yhteistyön toimivuus mitataan ongelmatilanteissa.

Arjen pulmissa asiantuntijaorganisaatiota auttavat sekä lähi- että etätuen asiantuntijat.

- Asianajajat eivät tyypillisesti ole erityisen tietotekniikkaorientoituneita, Orpana hymähtää ja jatkaa:

- Kokemuksemme mukaan MPY:läiset ovat asiakaspalvelusuuntautuneita ja miellyttäviä tyyppejä, joiden kanssa on mukava tehdä töitä. Arvostamme myös MPY:n proaktiivista otetta suunnittelussa ja toteutuksessa. On ollut mahtavaa nähdä teknologiakehitys ja digitaalisuuden vaikutus yrityksessämme. Meillä on tunne, että MPY Palveluiden kanssa me olemme hyvissä käsissä.

Asianajotoimisto Susiluoto Oy palvelee sekä yrityksiä ja yksityishenkilöitä vuosikymmenten vankkumattomalla lakiasiainkokemuksella. 16 juristia ovat erikoisalueidensa tunnustettuja osaajia ja oikeudenkäyntien ammattilaisia. www.susiluoto.com