Rekrytoinnin tietosuojaseloste

REKISTERISELOSTE
Henkilötietolaki (523/99) 10§
Päivitetty 25.11.2021

1. Rekisterinpitäjä

MPY yhtiöt (MPY). MPY yhtiöihin kuuluvat
MPY Yrityspalvelut Oyj, MPY Telecom Oyj ja
MPY Osuuskunta. MPY yhtiöt, p. 030 670
3000 tai s-posti: rekry@mpy.fi

2. Rekisterin nimi

Hakijatietokanta

3. Rekisteristä vastaavat vastuuhenkilöt

Rekisteriasioista vastaa MPY:n vastuuhenkilö.
Vastuuhenkilö varmistaa, että MPY:n työnhakijatietokannan ja sen tietosisältöä käytetään tarkoituksenmukaisesti. Osa tai kaikki työnhakijatietokannan tietosisällön ylläpitotehtävistä hoidetaan TalentAdoren toimesta.

Vastuut:

Vastuuhenkilö:
- Työnhakijatietokannan pääsy ja käyttäjätasot on määritetty asianmukaisesti
- Käyttö on ohjeistettu asianmukaisesti MPY:n käyttäjille sekä muille työnhakijatietokannan pääsyn omaaville tahoille

TalentAdore:
- Tietosisältö on ajantasainen ja sitä pidetään
yllä rekisteriselosteen mukaisesti
- Tietosuojaus on järjestetty tarkoituksenmukaisesti
- Käyttö on ohjeistettu asianmukaisesti henkilöstöjohtajalle

Vastuuhenkilöt:
- Satu Berlin (MPY) +358 44 030 1480
- Joni Latvala (TALENTADORE) +358 50 365 9838

TalentAdore on sitoutunut suojaamaan henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen 2016/679 sekä HetiL 10 §:n edellyttämällä tavalla.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Työnhakijatietokanta on MPY:n järjestelmä, jossa käsitellään ja hallinnoidaan MPY:n työnhakijoiden rekrytointiprosessia. Hakijat voivat
olla sisäisiä tai ulkoisia hakijoita. Myös vastuuhenkilön valtuuttamilla henkilöillä on valtuudet syöttää hakijadataa työnhakijatietokantaan.

Työnhakijatietokannan käyttötarkoitus on:
- Tietojen käyttö avoimia tehtäviä täytettäessä
- Hakemusten arviointi, hakijaviestintä ja tekoälyn avustama henkilökohtainen hakijapalaute sekä statuspäivitykset
- Ei-valittujen hakijoiden informointi prosessin päättymisestä
- Tilastotietojen keruu: työnhakijatietokantaan tallennetaan ainoastaan rekrytointiprosessin
hoitamisen kannalta tarvittavat tiedot. Vastuuhenkilön valtuuttamat rekrytointiprosessin osalliset voivat selata ja raportoida työssä tarvitsemiansa, käyttövaltuuksiensa mukaisia hakijatietoja.

Työnhakijatietokannassa on käytössä seuraavat käyttäjäroolit: 1) työnhakija, 2) pääkäyttäjä (yleensä HR-päällikkö), 3) kirjoitusoikeuden
omaava käyttäjä (yleensä rekrytoiva esimies tai rekrytointikumppanin edustaja) ja 4) lukuoikeuden omaava käyttäjä

5. Henkilörekisterin tietosisältö

Rekisteri koostuu yhdestä tietokannasta. Tiedot kerätään sähköisellä hakemuslomakkeella, jossa kysytään työnhakijalta:
- Yhteystiedot (nimet, sähköposti- ja puhelinnumerotiedot) - CV ja hakukirje: näitä käsitellään luottamuksellisesti ja niitä voivat käyttää ainoastaan ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työssään. Hakijatietoja ei luovuteta rekrytointiprosessin ulkopuolelle. Tietojen arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä eikä tarpeettomia tai vanhentuneita tietoja säilytetä.
- Hakijan omat linkit esim. portfolioon tai Internetprofiiliin
- Rekrytoijan arviot ja muistiinpanot hakijasta - Henkilötietoja säilytetään maksimissaan 12 kuukautta. Työnhakijalla on oikeus tulla unohdetuksi tai korjata virheellinen tieto säilytysajan puitteissa. TalentAdore pidättää oikeuden säilyttää henkilötietoja 8 viikkoa vanhenemisajan jälkeen varmuuskopioissa. Rekrytoija voi myös itse syöttää hakijan tiedot hakijan pyynnöstä rekisteriin.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Työnhakija ja rekrytointiin osallistuvat, vähintään kirjoitusoikeuden omaavat tahot (esim. HR-päällikkö, rekrytoiva esimies, rekrytointikumppani)

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto

Rekisteristä ei luovuteta säännönmukaisesti tietoja ulkopuolisille eikä niitä käytetä suoramarkkinointiin.
Rekisteröidyt työnhakijat voivat halutessaan poistattaa tietonsa rekisteristä. Tietoja ei siirretä EU tai ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kerättävät tiedostot sisältävät henkilöitä koskevia, osittain luottamuksellisia tietoja ja niitä koskee luovutusrajoitus. Tietoja voivat tarkastella vain asianomaiset tahot. Palvelu ja tietokanta sijaitsevat Amazonin AWS:ssa EC2palvelimella Frankfurtissa. Kryptatut varmuuskopiot tallennetaan UpCloud Oy:n palvelinsalissa Helsingissä. TALENTADORE mahdollistaa hakijatietojen säilyttämisen minimissään 6 kuukauden ja maksimissaan 36 kuukauden ajan. Varmuuskopioilla on 8 viikon rotaatio, jolloin henkilötiedot poistuvat varmuuskopioista 8 viikkoa umpeutumisajan jälkeen. Staattinen sisältö tuodaan Amazonin S3:lta Irlannista. TalentAdore ATS on palvelu, jonka
toimittaja on TalentAdore Oy. Järjestelmän tietosuojakäytännöt sekä henkilötietojen käsittely ja suojaaminen ovat EU:n tietosuoja-asetuksen 2016/679 mukaisia.