Rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: MPY Palvelut Oyj (MPY) Yhteystiedot: Mikonkatu 16, 50100 Mikkeli. Puh. 030 670 3000. Sähköposti: mpy@mpy.fi, yritysasiakkaat@mpy.fi, asiakaspalvelu@mpy.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteystiedot: MPY Liiketoimintapäällikkö, Mikonkatu 16, 50100 Mikkeli. Ssähköposti: security@mpy.fi

3. Rekisterin nimi

MPY Asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakasrekisterin tietoja ja muita asiakassuhteen aikana syntyviä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja henkilötietolain mukaisissa tarkoituksissa, kuten:

  • asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpito
  • asiakaspalvelu
  • laskutus ja maksunvalvonta
  • MPY:n tuote- ja palvelutarjonnan suunnittelu ja kehittäminen sekä tarjonnan kohdistaminen
  • asiakassuhteeseen kohdistuvat markkinointi- ja suoramarkkinointitoimenpiteet (sähköiset markkinointikirjeet, uutiskirjeet, kampanjat, asiakastiedotteet, telemarkkinointi)
  • päällekkäisten tietojen hallinta ja eliminointi
  • markkinatutkimukset
  • markkinointikilpailujen järjestäminen

Rekisterinpitäjä voi tehdä suoramarkkinointia yhdessä yhteistyösopimuksen tehneen yhteistyökumppanin kanssa.

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan yhteystiedot ja asiakassuhteen mahdollistavat tiedot:

  • asiakkaan perustiedot, kuten nimi- ja osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • yritysasiakkaiden kohdalla tehtävä ja asema yrityksessä
  • asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilaus- ja ostotapahtumatiedot eri kanavissa, hankitut tuotteet ja palvelut
  • laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
  • asiakkaan mahdollisesti itsestään antamat profilointitiedot
  • lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot. Asiakas voi kieltää rekisterinpitäjää lähettämästä tuote- tai palvelukohtaisia tarjouskirjeitä tai halutessaan kieltää vastaan- ottamasta ollenkaan yrityksen tarjous- tai uutiskirjeitä.      

Potentiaalisten asiakkaiden tiedot

  • asiakkaan perustiedot, kuten nimi- ja osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • yritysasiakkaiden kohdalla tehtävä ja asema yrityksessä
  • asiakkaan mahdollisesti itsestään antamat profilointitiedot (esim. osallistuminen rekisterinpitäjän asiakastilaisuuksiin)
  • lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot. Yritysasiakas voi kieltää rekisterinpitäjää lähettämästä tuote- tai palvelukohtaisia tarjouskirjeitä tai halutessaan kieltää vastaanottamasta ollenkaan yrityksen tarjous- tai uutiskirjeitä.

Potentiaalisesta kuluttaja-asiakkaasta on rekisterissä yhteystiedot vain siinä tapauksessa, jos tämä on antanut siihen ennalta suostumuksensa rekisterinpitäjälle.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

MPY asiakasrekisteri koostuu alla olevista yritys- ja kuluttaja-asiakastietojärjestelmien asiakastiedoista.

  • ASPA-Horizon
  • Virta-CRM
  • Lilli-tilausjärjestelmä
  • ERP
  • TTMi
  • Tcable-verkkotietojärjestelmä
  • Visio
  • Hansa
  • Lemonsoft
  • HD&aspa –työkalu
  • Hibox
  • Hubspot
  • Helmi-visio
  • Requeste
  • Prospekti
  • Yritysnet
  • Nexetic Enterprise
  • Taajama
  • Operaattoritilausjärjestelmät: Tiski, Sonera, TDC, DNA
  • MPY:n intranet eli Santra

MPY:n yritysasiakastietojärjestelmissä on luokittelun perusteella tunnistettavissa asiakkuudet ja potentiaaliset asiakkaat. Rekisterin asiakkuustiedot saadaan asiakassuhteen syntyessä ja sen aikana asiakkaan tekemistä tilauksista ja ilmoituksista. Asiakassuhde syntyy kun asiakas tilaa MPY:n toimittaman tuotteen tai palvelun palvelukanavamme kautta. Potentiaalisten yritysasiakkaiden tietoja voidaan kerätä ja päivittää tietopalveluja tarjoavista julkisista rekistereistä ja tietolähteistä, yrityshakemistoista sekä rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta. Potentiaalisten yritysasiakkaiden yhteystietoja käytetään suoramarkkinointia tai muuta siihen rinnastettavaa markkinointikäyttöä varten ellei henkilö ole kieltänyt henkilötietojen keräämistä ja tallentamista.

Potentiaalisen yritysasiakkaan tiedot voidaan tallentaa tietojärjestelmään myös silloin kun:

  • asiakas omasta ilmoituksestaan on osoittanut kiinnostuksensa rekisterinpitäjän tuotteisiin tai palveluihin: (puhelimitse, internetin kautta, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla)
  • asiakas on antanut suostumuksensa sähköiseen suoramarkkinointiin (esim. sähköinen uutis- ja tarjouskirje)
  • osallistuu rekisterinpitäjän järjestämiin asiakastilaisuuksiin

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa suoramarkkinointitarkoituksessa asiakasrekisteristä nimi- ja osoitetie- toja rekisterinpitäjän kanssa yhteistyösopimuksen tehneille yhteistyökumppaneille.

Kielto-oikeus:

Henkilötietolain 30 §:n nojalla jokaisella rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää itseään koskevien tietojensa käytöstä suoramarkkinointitarkoituksessa tai rinnasteisessa markkinointikäytössä sekä luovuttaa tietoja yhteistyökumppaneille. Asiakkaan vaatimuksesta markkinoinnin käyttökielto merkitään asiakastietoihin ja tarvittaviin tietokantoihin (suoramarkkinointikieltorekisteri).

Tarkastusoikeus ja oikeus oikaista virheellinen tieto:

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:

MPY Palvelut Oyj
Asiakaspalvelu/Henkilötietojen tarkistus
Mikonkatu 16
50100 Mikkeli

Mikäli rekisteröidyn tiedoissa on virheitä, voi rekisteröity esittää pyynnön virheen korjaamiseksi. Suoramarkkinointikielto tallennetaan asiakkaan erillisen ilmoituksen perusteella. Kieltorekisteri on käytössä sähköisessä Eloqua-markkinointijärjestelmässä, jonne on käyttöoikeudet rajatulla ryhmällä konsernin sisällä ja joka ylläpitää ja päivittää kieltorekisterin tietoja. Käyttäjillä on Eloqua- markkinointijärjestelmään yksilölliset käyttäjätunnukset.

8. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETAN:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto säilytetään rekisterinpitäjän lukitussa tilassa ja sinne on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

Edellä mainittujen sähköisten asiakastietojärjestelmien asiakastietojen käyttämiseen ja tietojen muuttamiseen ovat oikeutettuja vain erikseen määritellyt rekisterinpitäjän omat työntekijät ja rekisterinpitäjän toimeksiannosta ja lukuun toimivien yrityksien työntekijät. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana käyttämäänsä asiakastietojärjestelmään. Henkilökohtaisten käyttöoikeuksien ja eri käyttäjätasojen avulla käyttöoikeus on rajattu ainoastaan henkilön työtehtävien hoidossa tarpeellisiin tietoihin. Vaitiolovelvollisuus sitoo kaikkia asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä. Asiakasrekisteri ja sitä käsittelevät tietojärjestelmän laitteistot sijaitsevat suljetuissa konesaleissa. Häiriötilanteiden varalta tietokannat varmuuskopioidaan säännönmukaisesti. Järjestelmä on suojat- tu palomuurilla ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja vastaan. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulko- puolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.