Osuusrekisteri

1. Rekisterin nimi

Osuusrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Nimi: MPY Palvelut Oyj (MPY)
Y-tunnus: 1570688-2
Yhteystiedot: Mikonkatu 16, 50100 Mikkeli
Puh. 030 670 3000
Sähköpostiosuusasiat@mpy.fi

3. Rekisterin hoitaja

Sami Pulkkinen, +358 30 670 3058, sami.pulkkinen(at)mpy.fi

4. Rekisterin peruste ja tarkoitus

1. Rekisteri on osuuskuntalain 4. luvun 14 §:n mukainen jäsen- ja omistajaluettelo.

a. Rekisterin käyttötarkoitus on määrittää osakkaan ja omistajan oikeudet yhtiön päätöksentekoon ja voitonjakoon.

b. Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.  

2. Rekisteriä käytetään osakkaiden tiedottamiseen yhtiötä koskevissa asioissa. Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.  

5. Rekisterin tietosisältö

Osuusrekisterissä on tietoja yhtiön nykyisistä ja entisistä omistajista, osuuspääoman koron saajista ja osuuskunnan varsinaiseen kokoukseen ilmoittautuneista. Käsiteltäviä henkilötietoja ovat  

  • nimi, henkilötunnus ja syntymäaika
  • osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • omistajaryhmä (yksityishenkilö, yritys, kunta, ...)
  • lisätietoja (mm. asiakastunnus, yhteydenottokieli ja kansallisuus)
  • mahdolliset rajoitukset osoitetietojen käyttämisessä
  • osuuden omistus ja sen historia, panttaustiedot, hallintaoikeus
  • korkotiedot (muun muassa koronsaaja, saajan henkilötunnus, koron määrä, ennakonpidätysprosentti ja tilinumero) 
  • päiväkirjamerkinnät ja liitetiedostot - kokoustiedot  

Osuuskuntien jäsenistä tallennetaan rekisteriin jäsentunnus ja jäsenyyden alku- ja loppupäivät sekä tiedot mahdollisista jäsenyyteen liittyvistä maksuista.

Osakkaan omistamista osuuksista rekisteriin tallennetaan osuuden laji, littera, osuusnumerot, äänioikeus, omistaja, hallintaoikeuden omistaja, rekisteröimispäivä, liikkeeseenlaskupäivä ja tieto osuuksien luovuttamisesta ja keräämisestä sekä mahdollisesta panttauksesta. Lisäksi osuuksiin voi liittyä päiväkirjamerkintöjä.

Osuuden siirron yhteydessä rekisteriin tallennetaan siirrettävät osuudet, edellinen ja uusi omistaja, rekisteröintipäivä, mahdollinen hyväksymispäivä, siirron tyyppi, kauppapäivä, kauppahinta, varainsiirtovero ja varainsiirtoveron maksupäivä.

Kustakin omistajien ja osakkeiden tietojen muutoksesta jää merkintä rekisterin tapahtumalokiin, mukaan lukien tiedon edellinen arvo.

Koroista rekisteriin tallennetaan koron määrä, koron saajan tiedot, tili jolle korko on maksettu, maksupäivä sekä korosta pidätetyn veron määrä.

Osuuskunnan varsinaiseen kokoukseen osallistuvista rekisteriin tallennetaan osakkaan nimi, ilmoittautumispäivä, mahdolliset tiedot edustajasta, avustajasta ja valtakirjasta sekä muut ilmoittautumisen yhteydessä annetut lisätiedot. Kokoukseen osallistuvista tallennetaan lisäksi kokoukseen saapumisaika ja poistumisaika.

Rekisteriin tallennetaan tietoja OKL 4:16 § mukaisista tietojen luovutuksista sekä mahdollisista muista tietojen luovutuksista kolmansille osapuolille.

Rekisteriin tallennetaan tieto onnistuneista ja epäonnistuneista kirjautumisista sekä IP-osoite, joista kirjautuminen on tapahtunut. Rekisteripalvelun käytöstä tallennetaan lokitietoja, joita käytetään palvelun laadun, toiminnallisuuden parantamiseen ja tietoturvallisuuden seurantaan.

6. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään niin kauan, kun henkilö omistaa yhtiön osuuksia. Tämän jälkeen henkilötietoja säilytetään 10 vuoden ajan viimeisimmästä koron tai osuuskunnan ylijäämän maksusta. Henkilön nimeä, osoitetta ja henkilötunnusta käsitellään osana osuuden historiatietoja niin kauan, kun yhtiön jäsen- ja omistajaluetteloa ylläpidetään.

Osuuskunnan varsinaiseen kokoukseen liittyviä tietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan kokouksen päättymisestä.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus nähdä rekisteriin hänestä tallennetut tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus korjata virheelliset tai puutteelliset henkilötiedot.

 Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

8. Säännönmukaiset tietolähteet ja tietojen ajantasaisuus

Rekisterin tietoja päivitetään osakkaiden oman ilmoituksen perusteella.

Rekisteriä voidaan päivittää myös yhtiön asiakasrekisterin ja Postin ja Väestörekisterikeskuksen tietojen perusteella. Vanhentuneita tilinumeroista voidaan poistaa pankkien antamien tietojen perusteella.

9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Osuuskuntalain 4. luvun 16 §:n mukaan jäsen- ja omistajaluettelon ja entisten jäsenten luettelon tiedot jäsenten ja muiden osuuden ja osakkeen omistajien nimistä ja jäsenyyden alkamisesta ja päättymisestä on pidettävä osuuskunnan pääkonttorissa jokaisen nähtävänä.

Jäsenellä, osuuden omistajalla, velkojalla ja muulla, joka osoittaa etunsa sitä vaativan, on oikeus nähdä myös luetteloihin merkitty muu tieto.

Jokaisella on oikeus osuuskunnan kulut korvattuaan saada jäljennös luettelosta tai sen osasta siltä osin kuin hänellä on oikeus nähdä luettelon tietoja.

Rekisterissä olevia tietoja luovutetaan säännönmukaisesti osuuspääoman koron maksuun liittyen pankeille ja verohallinnolle. Suurimpien omistajien nimet ja omistus sekä tilastollista tietoa rekisterin sisällöstä voidaan julkaista säännönmukaisesti yhtiön vuosikertomuksessa ja nettisivuilla.

10. Henkilötietojen siirto 3. maihin

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA alueen ulkopuolelle.

Jos rekisteriin kirjautumisessa käytetään kolmannen osapuolen tunnistuspalveluita, kuten sähköposti, pankkitunnukset, mobiilivarmenne tai Microsoft Azure AD, voi kirjautumistietoja ja kirjautumisen lokitietoja siirtyä kolmansiin maihin.

Siirron peruste on EU-komission täytäntöönpanopäätös (EU) 2016/1250 (12.6.2016) EU:n ja Yhdysvaltojen välisen Privacy Shield -järjestelyn tarjoaman tietosuojan tason riittävyydestä sekä Microsoftin edelliseen liittyen suorittama itsesertifiointi.

https://www.privacyshield.gov/list

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterin tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä rekisteröityjä profiloida.

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttäjien käyttöoikeudet määräytyvät työtehtävien perusteella.

Rekisteri sijaitsee fyysisesti konesalitarjoajan tiloissa, jotka täyttävät Viestintäviraston määrityksen 54 B/2014 M tärkeysluokan yksi (1) vaatimukset ja Valtiohallinnon tietoteknisten laitetilojen turvallisuussuosituksen VAHTI 23/01/2002 3-tason vaatimukset.

Rekisteri varmuuskopioidaan päivittäin ja varmuuskopiot säilytetään erillisessä tilassa.

Yhteydenotto rekisteriin tapahtuu HTTPS- tai SSL-suojatun yhteyden välityksellä.

Rekisterin ja palvelinten käytöstä ja virhetilanteista tallennetaan lokitietoja.

Tietojen muutoksista tallennetaan historiatieto ja muutokset ovat lokista jäljitettävissä.